Duurzaamheid
Compliance – de hoeksteen van ethisch zakelijk gedrag
Nina Laskey is al vijfenhalf jaar hoofd Internal Audit and Compliance bij dalli. In dit interview legt ze uit welke principes en kernwaarden haar werk kenmerken – en hoe ze haar rol binnen de Groep definieert.
“Voor ons familiebedrijf is succes op lange termijn belangrijker dan economische winst op korte termijn. Deze houding ondersteunt ook de implementatie van een nalevingscultuur.”
Nina Laskey, hoofd interne audit en naleving bij dalli
Wat zijn de hoekstenen van compliance bij dalli?
“We zijn ervan overtuigd dat het wettelijke kader dat we krijgen altijd belangrijke beschermingsdoelen nastreeft, ook al is dit misschien niet altijd voor iedereen direct herkenbaar als we naar de afzonderlijke wettelijke verplichtingen kijken. Daarom is het zo belangrijk om het rechtskader tot in detail te kennen. We werken hieraan als een team op basis van ons compliance management systeem, dat is gebaseerd op ISO 37301 en IDW PS 980. We hechten veel belang aan een interdisciplinaire dialoog met verschillende afdelingen zoals HR, Kwaliteit en Juridische Zaken en aan een nauwe samenwerking met de Ondernemingsraad. We streven naar een succesvolle voortzetting van ons bedrijf op de lange termijn. Compliance, d.w.z. handelen in overeenstemming met alle toepasselijke wettelijke bepalingen, is hiervoor een basisvoorwaarde.”
Wat ziet u als de uitdagingen voor compliance bij het implementeren van de dalli bedrijfsstrategie?
“Het feit dat wij als bedrijf te maken hebben met steeds nieuwe en uitgebreide eisen op Europees en nationaal niveau, maakt het nalevingswerk steeds uitdagender. Zonder ondersteuning is het voor de gespecialiseerde afdelingen van ons bedrijf bijna onmogelijk om het overzicht over de toenemende regelgeving te behouden en deze in de dagelijkse werkzaamheden te implementeren. Ze moeten daarom kunnen vertrouwen op de expertise en ondersteuning van de afdeling Compliance. Compliance is in dit opzicht onmisbaar – en tegelijkertijd een van de weinige afdelingen van het bedrijf die grotendeels onafhankelijk van hiërarchieën opereert om objectiviteit te garanderen. Kortom, we dragen dus een grote verantwoordelijkheid.”
Is de GDPR een belemmering?
“Laat ik het zo zeggen: de GDPR streeft, net als de BDSG, belangrijke doelen na met de bescherming van persoonlijke rechten. Sommige van de regels en hun interpretatie door de autoriteiten zijn echter niet bijzonder behulpzaam of gemakkelijk te begrijpen – zelfs voor experts. Daarom is het des te belangrijker dat we onze kennis hierover binnen de hele Groep voortdurend bijwerken en nauw samenwerken met onze externe functionaris voor gegevensbescherming. Zo kunnen we praktische oplossingen vinden die toch voldoen aan de strenge wettelijke eisen.”
Wat is het belang van antitrustwetgeving en de Supply Chain Act?
“Beide zijn zeer gevoelige en belangrijke gebieden. Natuurlijk moeten en willen we ons bij dalli strikt houden aan de antitrustregels die uiteindelijk ook de eindgebruikers beschermen, zowel in onze relaties met concurrenten als in onze omgang met klanten en leveranciers; we brengen de nodige kennis over via regelmatige trainingen en door individueel advies te geven aan medewerkers in de relevante gebieden van het bedrijf. Aan de andere kant zijn we leverancier van machtige handelsbedrijven en klant van enkele zeer sterke leveranciers. In dit opzicht kunnen we in de rol van benadeelde partij terechtkomen in het geval van onwettige prijsafspraken en soortgelijk gedrag dat in strijd is met de antitrustwetgeving. Daarom is antitrustwetgeving een van onze belangrijkste specialisaties.
Voor ons als bedrijf gaat de Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) uiteindelijk over het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van mensenrechten en milieuomstandigheden in de hele toeleveringsketen. Natuurlijk ondersteunen we dit doel volledig en hebben we een bijbehorend risicobeheersysteem geïmplementeerd. Sommige eisen in de wet zijn echter erg hoog en niet altijd gemakkelijk in de praktijk te brengen. De wet kent echter het voorbehoud van gepastheid en in overeenstemming met de LkSG hanteren we een risicogebaseerde, proportionele benadering met betrekking tot de zorgplichten die ons worden opgelegd. Het is voor ons nauwelijks mogelijk om onze leveranciers voor honderd procent te controleren, vooral degenen die ons grondstoffen uit andere continenten leveren. In het kader van onze acties helpen we er echter voor te zorgen dat er geen schendingen van mensenrechten en milieuschade plaatsvinden, zowel in onze eigen bedrijfssector als bij onze leveranciers. Last but not least wordt dit ook verwacht door onze zakelijke klanten, die zelf onderworpen zijn aan de LkSG en onder andere van ons eisen dat we ons ethisch gedragen via hun soms zeer uitgebreide leverancierscodes – net zoals wij onze leveranciers verplichten om mensenrechten en milieubescherming na te leven via onze eigen leverancierscode.”
dalli hecht er veel belang aan een familiebedrijf te zijn. In hoeverre beïnvloedt of kenmerkt dit jullie werk?
“Voor ons familiebedrijf is succes op lange termijn belangrijker dan economische winst op korte termijn. Deze houding ondersteunt ook de implementatie van een compliance-cultuur. De waarden en overtuigingen die ons als familiebedrijf kenmerken, maken integraal deel uit van de bedrijfscultuur van dalli. Tot de fundamentele waarden van ons familiebedrijf behoren uiteraard ook integriteit en ethisch (zakelijk) gedrag. We organiseren ons dagelijks werk door middel van vertrouwensvolle samenwerking om recht te doen aan deze houding.”
Toch is zelfs een familiebedrijf niet altijd gevrijwaard van onregelmatig gedrag. Hebt u dergelijke gevallen meegemaakt?
“Het zou onrealistisch zijn om te geloven dat er geen regelovertredingen zijn in een familiebedrijf. Dit gebeurt vaak uit onwetendheid, die we proberen te minimaliseren door middel van voorlichting. Helaas zijn er ook gevallen waarin regels opzettelijk worden genegeerd.”
Bijvoorbeeld?
“In het verleden zijn er altijd gevallen geweest waarin werknemers hun werktijden niet correct hadden opgegeven. Wanneer we dergelijke gevallen of andere opzettelijke overtredingen van de regels ontdekken – wat gelukkig de absolute uitzondering is – heeft dat natuurlijk ernstige gevolgen. Niettemin wil ik benadrukken: Als we relevante informatie ontvangen, zullen we proberen de feiten op te helderen als onderdeel van interne onderzoeken. We zien onszelf echter altijd als een aanspreekpunt en adviseur voor onze medewerkers en het management.”
Toch zul je zeker worden gewezen op mogelijk wangedrag van het bedrijf…
“Ja, af en toe. We hebben een digitaal klokkenluidersysteem dat we gebruiken om anonieme of met naam genoemde meldingen van mogelijke overtredingen van de regels te ontvangen. Onze werknemers komen echter ook naar ons kantoor of bellen ons in onduidelijke gevallen om er zeker van te zijn dat zij of anderen handelen in overeenstemming met de nalevingsregels. We waarderen het vertrouwen dat veel medewerkers in ons stellen enorm – het is een essentieel onderdeel van de bedrijfscultuur van ons familiebedrijf.”
Naast het hoofdkantoor in Stolberg heeft dalli fabrieken op vier locaties, waarvan twee in Nederland. Hoe zorgt u ervoor dat de complianceregels in de hele groep op hetzelfde niveau worden nageleefd en gecommuniceerd?
“Onze interne compliancerichtlijnen zijn allemaal beschikbaar in het Duits en Nederlands en toegankelijk voor alle medewerkers. We bezoeken alle locaties regelmatig en organiseren daar compliancetrainingen. Daarnaast werken op elke locatie collega’s die bekend zijn met de relevante onderwerpen. Met hen hebben we een goed functionerend netwerk opgebouwd waarin we regelmatig informatie uitwisselen. Onze positieve ervaringen laten zien dat we op elkaar kunnen vertrouwen.”
In welke mate maken gelijke kansen, gelijke beloning en het voorkomen van discriminatie deel uit van je takenpakket?
“Natuurlijk valt dit alles ook onder het begrip compliance. Er zijn immers ook talloze EU- en nationale wetten en regels op deze gebieden die moeten worden geïmplementeerd en nageleefd. Denk maar aan de Wet bevordering loondoorzichtigheid tussen mannen en vrouwen of de Algemene Wet Gelijke Behandeling, om maar twee voorbeelden te noemen. Vooral op deze gebieden werken we nauw samen met de HR-afdeling en de ondernemingsraad, omdat er natuurlijk overlappende onderwerpen zijn als het gaat om de implementatie.”
Is compliance alleen een beroep voor je – of ook een manier van leven?
“Als je het minimaliseren van risico’s door vooruit te plannen, het naleven van principes en het voortdurend vergaren van kennis tot principes van het leven verklaart, dan denk ik dat dat een verstandige benadering van het leven is.”
Uw contactpersoon bij de dalli group
Onze persvoorlichter Marco Rose staat tot uw beschikking voor alle mediavragen over de dalli group. Met zijn gedegen vakkennis en directe toegang tot onze bedrijfsonderdelen helpt hij u graag met informatie, interviews en persberichten.
